NEWSLETTER 01.12.2002 - Inventurhinweise und Jahreswechsel 2003/2004 Hinweise zur Inventur 2002 Inventur 2002 Jahreswechsel Warengruppen bei R.I.C. Kunden (Einkaufskooperation UE-Handel) Inventur 2002 Wie in jedem Jahr, steht die Inventur für alle Unternehmen, deren Geschäftsjahr zum 31. Dezember endet, wieder an. HQS möchte Ihnen hiermit die Möglichkeiten einer stressfreien Inventur 2002 näher bringen. Stichtagsinventur Bei der Stichtagsinventur müssen alle Artikel anhand von in PC44 selektier- und sortierbaren ausgedruckten Listen zu einem bestimmten Stichtag gezählt werden. (Meistens an den ersten Tagen des neuen Geschäftsjahres.) Alternativ kann hierfür sehr zeitsparend ein MDE (mobiles Erfassungsgerät) eingesetzt werden. Das MDE setzt eine konsequente Etikettierung mit eigenen Etiketten voraus, da sonst aufgrund der vielen aufgedruckten Barcodes auf den Artikeln eine exakte Zuordnung kaum möglich ist. (Preis für ein speziell an HQS angepasstes MDE = 900,-- EUR) Durch die Übernahme der gezählten Werte werden diese Zählungen sowohl in den aktuellen Bestand, als auch in den Inventurspeicher übernommen. Die „eingefrorenen“ Inventurbestände können dann zu einem beliebigen Zeitpunkt im neuen Jahr betrachtet, bewertet (PC47) und dann als Inventurbestandsliste (PC46) für die Bilanz ausgedruckt werden. Das muß jedoch immer vor der nächsten Inventur abgeschlossen sein! Permanente Inventur Die permanente Inventur ist eine Möglichkeit, um zeitversetzt, z.B. über das gesamte Jahr verteilt, einzelne Warengruppen zu zählen. Am Ende des Geschäftsjahres starten Sie dann PC46.4 automatische Inventur für alle Artikel, womit innerhalb von wenigen Minuten die aktuellen EDV-Bestände in den Inventurspeicher geschrieben werden. In diesem Inventurspeicher werden die Bestände dann „eingefroren“, so daß unmittelbar nach der automatischen Inventurübernahme wieder mit dem Einkauf und Verkauf von Waren begonnen werden kann. Diese Form der Inventur bietet sich in diesem Jahr aufgrund des Wochenendes vor dem 31.12. besonders an, da sich dann diese Arbeit nicht um Sylvester ballt. Auch hierbei kann sehr zeitsparend ein MDE (mobiles Datenerfassungsgerät) eingesetzt werden. Das MDE setzt eine konsequente Etikettierung mit eigenen Etiketten voraus, da sonst aufgrund der vielen aufgedruckten Barcodes auf den Artikeln eine exakte Zuordnung kaum möglich ist. (Preis für ein speziell an HQS angepasstes MDE = 900,-- EUR) Die „eingefrorenen“ Inventurbestände können dann zu einem beliebigen Zeitpunkt im neuen Jahr betrachtet, bewertet (PC47) und dann als Inventurbestandsliste (PC46) für die Bilanz ausgedruckt werden. Das muß jedoch immer vor der nächsten Inventur abgeschlossen sein! Jahreswechsel Der Jahreswechsel ist unabhängig vom FiBu-Jahresabschluß und sollte immer nach der erfolgten Inventur und vor dem erneuten Buchen von Artikel-Ein- und Verkäufen durchgeführt werden. Das ist wichtig für die Artikel-Jahresendbestände und für die Fibu-Abgrenzungslisten. Warengruppen bei R.I.C. Kunden Die R.I.C. ist im Moment dabei, Ihre Mitglieder -zwecks aussagefähigerer Betriebsvergleiche- zu einer einheitlichen Warengruppenstruktur zu bewegen. Als HQS-Anwender brauchen Sie hierfür nicht Ihre gewohnten Warengruppenkürzel umzubenennen. Sie erhalten noch im Dezember 2002 eine für SBV-Kunden kostenlose Programmergänzung, mit der Sie eine Umsetzung der HQS-Warengruppen in die R.I.C. Warengruppen komfortabel erledigen können. Diese Funktion können Sie in Kürze als Programm-Update erhalten. Wir werden Sie nach Fertigstellung darüber per Fax informieren. Die Inventurbewertung des Vorjahres muss abgeschlossen sein. Drucken Sie eine Kontrollliste der nicht verarbeiteten Kundenlieferscheine mit dem Programm PC106 mit Einzelpositionen. Möglichst alle Kundenlieferscheine fakturieren. Restliche Lieferscheine ggf. löschen, wodurch die Ware dem Bestand wieder zugeführt wird. Wareneingangsbuchungen (Lieferantenlieferscheine) aktualisieren. Dann erfolgt die Inventur entweder zum: Stichtag Ausgabe- und Pauschalartikel auf Bestand Null setzen (ohne Bestandsverwaltung) Inventurzählliste mit PC44 drucken Gesamtbestand zählen Inventurerfassung der Zählung mit PC45 Differenzliste drucken mit PC46 - bei Differenzen versuchen zu klären und die Eingabe in PC45 korrigieren Übernahme der Zählliste mit PC46 Automatische Inventur für alle Artikel am Stichtag mit PC46.4 durchführen oder Permanent Zählliste für Großgeräte mit PC44 erstellen. (Weit vor dem Stichtag!) Die Zähllisten auf bestimmte Fabrikate oder Warengruppen beschränken, damit eine Zählung in kurzer Zeit stattfinden kann und Bestandsveränderungen berücksichtigt werden können. Bestand laut Zählliste zählen Inventurerfassung der Zählung mit PC45 Bestandsveränderungen beachten Differenzliste mit PC46 drucken - bei Differenzen versuchen zu klären und die Eingabe in PC45 korrigieren Übernahme der Zählung mit PC46 Massenartikel kurz vor dem Inventurstichtag zählen und erfassen. Ausgabe- und Pauschalartikel auf Bestand Null setzen. Automatische Inventur am Geschäftsjahresende vor dem Jahreswechsel mit PC46.4 durchführen Zwischen der Zählung und der Übernahme darf keine Warenbewegeung erfolgen. Kein Einkauf uind kein Verkauf! Später: Inventurbestand nötigenfalls mit PC47 um die Kundenlieferscheine ergänzen. Inventurbewertung mit PC47 vornehmen. (Kann im Laufe des Jahres 2003 erfolgen.) Inventurbewertungsliste für Bilianz mit PC46 drucken. PDF - Download: LINK zurück